1. De vereniging

De vereniging is genaamd ‘Dutch College of Phlebology’ (DCoP) en verwerkt persoonsgegevens in de zin van de AVG en is verwerkingsverantwoordelijke voor de door haar verwerkte gegevens. De vereniging verwerkt  persoonsgegevens van haar leden, bestuursleden en mensen die zich met vragen of informatie over de flebologie tot de vereniging wenden.
De vereniging is gevestigd te Rotterdam (Nederland) en ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder KvK‐nummer 54080177. De vereniging heeft conform de statuten ten doel ‘het bevorderen van de kwaliteit van flebologische zorg in Nederland in de ruimste zin des woords’.

2. Verwerking persoonsgegevens en doeleinden

Om de doelstelling van de vereniging te kunnen waarborgen is het noodzakelijk persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. De vereniging gaat zorgvuldig met de verzamelde persoonsgegevens om en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie staan daarbij voorop. De vereniging tracht dit te bewerkstelligen door personen te informeren over de doeleinden en grondslagen en door goed om te gaan met de beveiliging van de gegevens. Bovendien verzamelt en verwerkt de vereniging alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de vereniging en is de vereniging transparant over de toegepaste werkwijze. De vereniging verzamelt persoonsgegevens van leden, indien zij zich als lid van de vereniging hebben aangemeld of te kennen hebben gegeven lid te willen worden. Tevens verzamelt en verwerkt de vereniging persoonsgegevens van andere personen die zich tot de vereniging gewend hebben, bijvoorbeeld middels het stellen van een vraag via de e‐mail, waarbij zijzelf bewust informatie aan de vereniging verschaffen. De volgende persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt:

• NAW‐gegevens: naam, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats.
• Beroepsgegevens: titel, beroep/functie, specialisme of specialisatie, BIG‐registratienummer, werkplek/organisatie/zorginstelling.
• Communicatiegegevens: mailadres en telefoonnummer.
• Foto.
• Voorgeschiedenis.
• Bankgegevens: rekeningnummer en naam rekeninghouder.
• Soort lidmaatschap.
• Of de persoon toestemming geeft zijn gegevens met andere leden te delen.
• Overige gegevens: overige door de betreffende persoon verstrekte gegevens.

Persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verzamelt en verwerkt:

• Het kunnen waarborgen van de statutair vastgelegde doelstelling van de vereniging, namelijk ‘het bevorderen van de kwaliteit van flebologische zorg in Nederland in de ruimste zin des woords’.
• Het voeren van een goede ledenadministratie.
• Het informeren, bevragen en contacteren van de leden.
• Ten behoeve van het onderlinge contact tussen bestuursleden, leden, werkgroepen en overige vormen van contact die noodzakelijk zijn om aan de doelstellingen van de vereniging te voldoen.

De verwerking van persoonsgegevens door de vereniging is rechtmatig op grond van een van de onderstaande grondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk om een persoon van een lidmaatschap van de vereniging te kunnen voorzien en te waarborgen dat aan de rechten en plichten die aan dit lidmaatschap verbonden zijn kan worden voldaan.
• De verwerking is noodzakelijk ter uitvoering van een overeenkomst.
• De verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang of de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de vereniging of een derde.
• De betrokken persoon heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens.
• Bijzonderheden:
  Voor het gebruik van een foto wordt door de vereniging altijd vooraf toestemming aan de betrokken persoon gevraagd.
• Voor het gebruik of de vermelding van de voorgeschiedenis of overige informatie over een persoon wordt altijd vooraf toestemming aan de betrokken persoon gevraagd. Het gaat hier met name om het vermelden
  van informatie op de website van de vereniging over bijvoorbeeld (voormalig) bestuursleden.
• Voor het verlenen van toestemming om gegevens met andere leden te delen, dient de persoon zelf actief bij aanmelding als lid aan te vinken dat hij dit wil.
• Met betrekking tot overige gegevens die door personen aan de vereniging worden verstrekt, geldt dat deze worden beschouwd als met toestemming verleend zijnde gegevens. Deze gegevens kunnen worden ingezien door bestuursleden, werkgroepleden, kascontrole‐commissieleden,  administratieve medewerkers of een jurist. Voor hen geldt een geheimhoudingsplicht. Indien deze gegevens noodzakelijkerwijs gedeeld
  moeten worden met anderen binnen of buiten de vereniging, zullen de gegevens alleen gepseudonimiseerd worden verwerkt. Indien pseudonimisering om enigerlei reden niet mogelijk of niet wenselijk is, zal eerst nogmaals toestemming worden gevraagd aan de betrokken persoon om zijn persoonsgegevens voor een specifiek doeleinde aan anderen te verstrekken.

3. Delen persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden slechts met derden gedeeld indien de betreffende personen daartoe toestemming hebben verleend.

Hoewel gegevens niet met derden worden gedeeld, kan het wel zo zijn dat personen ervoor kiezen via een link op de website van de vereniging naar een website van een derde te gaan. De vereniging is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop een dergelijke website met uw gegevens omgaat. We raden aan om de privacyverklaring van die derde te lezen.

4. Beveiligen persoonsgegevens

De vereniging neemt passende of organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zodat een passende beveiliging wordt gewaarborgd. Persoonsgegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde of
onrechtmatige verwerking en onopzettelijk verlies, vernietiging en beschadiging.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door bestuursleden, werkgroepleden, kascontrole‐commissieleden, administratieve medewerkers of een jurist. Voor hen geldt in dit kader een geheimhoudingsplicht.

5. Bewaartermijnen persoonsgegevens

Persoonsgegevens van leden worden opgeslagen gedurende het lidmaatschap. Na het beëindigen van een lidmaatschap of op verzoek van de betrokken persoon worden de gegevens niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor het betreffende doeleinde of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De gegevens worden tot maximaal 2 jaar na het einde van een lidmaatschap opgeslagen. Voor fiscale, wettelijke, statistische, historische of wetenschappelijke doeleinden kunnen bepaalde gegevens langer worden bewaard. Deze worden dan niet voor andere doeleinden gebruikt en er wordt gekeken of bepaalde gegevens kunnen worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

6. Rechten

Een afschrift van deze privacyverklaring wordt per e‐mail verstrekt op het moment dat een persoon zich aanmeldt als lid van de vereniging. Tevens is een afschrift op de website van de vereniging gepubliceerd, voor een ieder die zich tot de vereniging wil wenden.

Een betrokken persoon heeft de volgende rechten en kan de vereniging verzoeken een van deze rechten uit te oefenen:

• Recht van inzage in de persoonsgegevens van de betrokkene.
• Recht op informatie zoals vermeld in de wet‐ en regelgeving.
• Recht op rectificatie, beperking of wissen van persoonsgegevens.
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere toezichthoudende autoriteit.
• Recht om gegevens door te geven/over te dragen aan u of een derde op uw verzoek.
• Recht om toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen (bepaalde) gegevensverwerking.

Om lid te kunnen zijn en blijven van de vereniging is het noodzakelijk bepaalde gegevens te kunnen verwerken.

Indien zich wijzigingen voordoen in dit document, bijvoorbeeld naar aanleiding van gewijzigde wet‐ en regelgeving of het wijzigingen van de doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens, dan stuurt de
vereniging een gewijzigde versie van dit document naar alle leden per e‐mail toe. Tevens zal de gewijzigde versie op de website van de vereniging worden geplaatst, zodat ook overige personen die zich tot de vereniging willen wenden een geactualiseerde versie van de privacyverklaring kunnen inzien.

7. Contactgegevens vereniging

Bij vragen over dit document of de verwerking van uw persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de vereniging via: info@dcop.nl of 06‐43428392 (Cora Hazelzet, manager DCoP)